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UMG
live
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|2012
Referat Personal-
controlling
Neben den reinen Personalverwal-
tungsaufgaben erhalten Fragen der
Personalplanung und des Personalcon-
trollings ein immer stärkeres Gewicht.
Hier werden unter anderem Statistiken
für den Vorstand und die Statistischen
Landesämter erstellt. Kontinuierlich
werden außerdem Hochrechnungen
bezüglich der Personalkosten, die ge-
samte Universitätsmedizin betreffend,
durchgeführt und der Personalbedarf
anhand der Erlöse ermittelt. Die Per-
sonalcontroller unterstützen auch die
Wirtschaftsplanung imBereich Personal,
liefern Zuarbeiten zum Jahresabschluss
und berechnen den Schichturlaub. Zu-
dem beantworten sie täglich Anfragen
zu Ausfallzeiten, Personalkosten oder
zur Vollkräfteentwicklung.
Die Vergangenheit zeigt, dass die An-
zahl der betreuten Fälle in der Perso-
nalbetreuung und -abrechnung jähr-
lich gestiegen ist. Damit einher geht
auch ein Zuwachs an Aufgaben für die
Mitarbeiter. Zusätzlich hat sich die Re-
gelungsdichte erheblich erhöht und
die Anforderungen an die Qualität der
Sachbearbeitung sind gestiegen. Den-
noch sieht das Personaldezernat seine
wesentlichen Aufgaben in einer optima-
len Personalbetreuung und -verwaltung
durch sachgerechte Beratung und kom-
petenten Umgang mit allen Beschäftig-
ten und Führungskräften.
Optimierung der Arbeit –
ein stetiger Prozess
Die Mitarbeiterinnen widmen sich ne-
ben den oben genannten Aufgaben
auch der Verbesserung von Arbeitsab-
läufen, die nicht nur Vorteile für die Mit-
arbeiter im Dezernat bringen, sondern
für alle Beschäftigten.
Anfang 2011 wurde die handgeschrie-
bene und manuell berechnete Reise-
kostenabrechnung abgeschafft und das
maschinelle Reisekostenmanagement
eingeführt. Diese neue Art der Abrech-
nung hat unter anderem den Vorteil,
dass hier bereits der Anteil der Wer-
bungskosten ausgewiesen wird, den die
Mitarbeiter noch in ihrer Steuererklä-
rung geltend machen können. Des Wei-
teren wurden die Informationen rund
um das Thema Dienstreisen im Intranet
überarbeitet und Merkblätter zur Verfü-
gung gestellt.
Eine wesentliche Verbesserung stellen
auch die neuen Portale in unserem In-
tranet dar. So ist es jetzt online möglich,
bei der Deutschen Bahn Fahrkarten mit
Nutzung unseres Großkundenrabattes
zu buchen. Über das Online-Portal HRS
können außerdem Hotels zu günstigen
Firmenkonditionen gebucht werden.
Da für eine Hotelübernachtung höchs-
tens 65 Euro erstattet werden können,
ist das Portal hilfreich, in diesem Preis-
segment ein passendes Hotel zu finden.
Um in den Zeiten des demographischen
Wandels für die Zukunft gerüstet zu
sein, wird unter anderem mit Unter-
stützung der Innerbetrieblichen Fort-
bildung die Personalentwicklung als
ein bedeutender Bestandteil des Perso-
nalmanagements im Dezernat Personal
vorangetrieben. So wurden bereits ver-
schiedene Maßnahmen entwickelt, wie
z.B. das neue Einarbeitungskonzept mit
Willkommensbroschüre für neue Mitar-
beiter. Diesen soll damit der Einstieg in
die neue Abteilung erleichtert werden
und ihnen helfen, sich in unserem Hau-
se wohl zu fühlen. Weitere Projekte fin-
den Sie in der Tabelle zu den Maßnah-
men in der Personalentwicklung auf der
vorigen Seite.
Christina Wolfram, Yvette Berteit,
Anett Stern, Anja Krüger
Zahlen und Fakten
Monatliche Durchschnittswerte
2012
(
Auszug)
:
115
Einstellungen
106
Austritte
55
sonstige Personalmaßnahmen
(
z.B. Vertragsverlängerungen,
organisatorische Wechsel etc.)
333
Bewerbungseingänge
557
Dienstreiseanträge
239
Reisekostenabrechnungen
73
Nebentätigkeitsanträge
1500
Kindergeldzahlungen
Ein schrilles Klingeln, das Gefühl, es ist
noch mitten in der Nacht. Ein Blick auf den
Wecker: 4:50 Uhr – aufstehen. Jeden Mor-
gen die gleichen Abläufe. Schnell noch
einen Kaffee trinken, dann muss ich auch
schon los. Hoffentlich sind die Straßen frei.
Geschafft. Es ist 6:30 Uhr, doch trotz der
frühen Stunde brennen schon einige Lich-
ter im Haus. Vor meiner Bürotür sitzt be-
reits die erste Mitarbeiterin. Ihren Arbeits-
vertrag hatte ich mir schon am Vorabend
bereitgelegt. Im Gespräch erkläre ich ihr
die einzelnen Regelungen. Die Mitarbeite-
rin bedankt sich, weil sie gleich nach dem
Nachtdienst vorbeikommen konnte.
Wie heißt es in dem Lied: „muss nur noch
kurz die Welt retten, [...], noch 148 Mails
checken...“ Zum Glück sind es nicht ganz
so viele. Über Nacht sind gerade einmal
zehn Mails mit Anträgen, Anfragen und
Wünschen eingegangen. Soweit es mög-
lich ist, beantworte ich sie sofort bzw. leite
sie für Zuarbeiten an andere Sacharbeiter
weiter.
Ein Blick auf meinen Terminkalender zeigt
mir, dass heute nur ein festes Meeting an-
steht. Prima, da kann ich hoffentlich eini-
ges von dem Berg auf dem Schreibtisch
abarbeiten. Los geht's. Zuerst müssen un-
bedingt die Dienstreiseanträge bearbeitet
werden, damit es mit dem Versicherungs-
schutz und der Reisekostenübernahme
klappt. Denn die Mitarbeiter wurden kurz-
fristig auf Dienstreise geschickt. Hoffent-
lich sind auch der Ärztliche Vorstand und
der Kaufmännische Vorstand da, damit sie
zeitnah unterschreiben können. Schön ist,
dass die Anträge nun nicht mehr in einer
Excel-Datei abgelegt werden, sondern
unser neues Reisemanagement uns die
Arbeit erleichtert. Die Mitarbeiter erhalten
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